Desde mediados de mayo veo la misma escena en empresas de todo tipo: alguien abre Word, Excel o PowerPoint, busca el Copilot que llevaba meses usando pero no está o va peor que antes. Y la conclusión habitual es «esto se ha roto» o, aún peor, «la IA no vale para nada».

Sin embargo, ninguna de las dos es cierta ya que lo que pasó tiene fecha, motivo y letra pequeña. Y te afecta directamente, porque toca lo que tu empresa paga —o debería pagar— por la IA de Microsoft.

Qué pasó (y por qué no te enteraste)

En septiembre de 2025, Microsoft anunció con todo el ruido del mundo que Copilot Chat, su asistente de IA gratuito, entraba dentro de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote para todos los clientes de empresa, sin coste adicional. Esto es, el panel lateral en las aplicaciones donde se puede conversar con la inteligencia artificial de Microsoft… Bueno, mejor dicho, con OpenAI y Anthropic.

Pero, ocho meses después lo retiró. Sin nota de prensa, porque el aviso se publicó el 17 de marzo en el Message Center del centro de administración de Microsoft 365, un canal que sólo lee el administrador de sistemas (puedes ver el texto del aviso reproducido en el foro oficial de Microsoft Tech Community). El cambio estaba previsto para el 15 de abril y se aplicó el 16 de mayo de 2026.

Lo curioso, sobre todo, es el detalle: el regalo se anunció en público y el recorte en privado. Por eso, mes y medio después, la mayoría de los equipos sigue sin saber qué ha cambiado.

Qué te han quitado exactamente

Todo depende del tamaño de tu organización:

  • Para empresas con más de 2.000 usuarios: Copilot Chat desaparece por completo de Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Para recuperarlo dentro de esas aplicaciones, hay que adquirir una licencia Copilot de pago.
  • Para empresas con menos de 2.000 usuarios (es decir, prácticamente cualquier pyme española): no te lo quitan, te lo degradan. Microsoft lo llama «acceso estándar»,  es decir, calidad y rendimiento reducidos en horas punta, sujeto a capacidad disponible y avisos dentro del producto invitándote a pasar por caja. El botón sigue ahí. Capado y con publicidad de la versión de pago. Además, los usuarios sin licencia pierden el razonamiento avanzado y la elección de modelo que Microsoft había incorporado.

Si bien, hay que indicar un matiz antes de seguir: ese chat dentro de las aplicaciones nunca se conectó a los datos de tu empresa. Trabajaba sólo con el documento que tenías abierto, ya que el acceso a tu correo, tus reuniones y tu SharePoint siempre fue exclusivo de la licencia de pago. Lo que te han recortado no es el contexto, que nunca tuviste: es la calidad, por poco que hubiera.

Eso sí, sobreviven dos cosas. Copilot en Outlook sigue funcionando para todos, con acceso a tu bandeja y calendario. Y Copilot Chat sigue gratis como aplicación independiente y en la web, con protección de datos empresariales.

Basic y Premium: cuando hasta Microsoft necesita etiquetas

Con el recorte llegaron nombres nuevos: «Copilot Chat (Basic)» para quien no paga y «M365 Copilot (Premium)» para quien sí.

Microsoft ha tenido que etiquetar sus propios productos para que sepas cuál estás usando porque, durante meses, dos productos radicalmente distintos convivieron con el mismo nombre, el mismo icono y el mismo sitio en la pantalla. La propia Microsoft explica la diferencia entre versiones en su página de soporte oficial.

Y la diferencia real no es de velocidad ni de calidad de redacción. Es de contexto:

  • Copilot Chat (Basic) es un chat de IA seguro. Tus conversaciones no entrenan modelos y quedan protegidas dentro del entorno corporativo, pero no sabe nada de tu empresa: no ve tu correo, ni tus documentos, ni tu SharePoint. El contexto se lo das tú, pegándolo a mano en cada consulta.
  • M365 Copilot (Premium) se conecta a Microsoft Graph: tu correo, tus reuniones de Teams, tus archivos, tu SharePoint. Le pides «prepárame un resumen de lo pendiente con este cliente» y va a buscarlo. Redacta el informe leyendo los correos del hilo. Resume un mes de Teams. Por eso cuesta lo que cuesta: es una licencia por usuario y mes que se suma a la suscripción de Microsoft 365 que ya pagas. Los precios y planes vigentes para empresa están en la página oficial de Microsoft 365 Copilot (los pongo en enlace y no en cifra porque Microsoft los está moviendo con promociones trimestrales).

En mis formaciones lo cuento así: es la diferencia entre prompt y contexto. El prompt es el gatillo, el contexto es la pistola. El Basic sólo te da el gatillo, mientras el Premium te da la pistola: los datos de tu empresa.

Por qué Microsoft dio marcha atrás

Sencillo: los números. En enero, Microsoft reveló que sólo alrededor del 3% de los 450 millones de puestos comerciales de Microsoft 365 paga la licencia completa de Copilot. Unos 15 millones. El regalo de septiembre era la estrategia para convertir usuarios gratuitos en clientes de pago, pero no funcionó al ritmo esperado y, mientras tanto, Microsoft pagaba la factura de computación de cientos de millones de usuarios que no generaban un euro.

Yo saco otra lectura, y va más allá de Microsoft: si construyes tu operativa sobre una funcionalidad gratuita que no controlas, otro puede retirártela con un aviso en un panel de administración.

Qué hacer ahora en tu empresa

Primero, saber qué tienes. Es la pregunta que más escucho en mis sesiones: «¿yo tengo Copilot o no?». Ahora la respuesta tiene etiqueta: Basic o Premium. Si tu plan es Microsoft 365 Business y no has contratado licencias de Copilot aparte, tienes Basic. Un chat seguro, útil y ya pagado que la mayoría de tu plantilla ni sabe que existe.

Segundo, decidir con datos, no con la molestia del momento. Que Microsoft te empuje a pagar no significa que debas hacerlo ya, ni para todos. La pregunta correcta no es «¿pago Copilot?» sino «¿quién de mi equipo tiene el contexto como cuello de botella?». El administrativo que vive en Excel y el comercial que gestiona veinte hilos de correo son candidatos a Premium. El resto probablemente resuelve su día a día con el chat gratuito, si alguien le enseña a usarlo bien.

Tercero, y esto casi nadie lo cuenta: ordena la casa antes de pagar. El Premium lee todo lo que el usuario puede leer. Si los permisos de tu SharePoint llevan años sin revisarse y hay carpetas compartidas «con toda la empresa» que no deberían estarlo, Copilot convierte en trivial encontrar lo que estaba mal guardado pero escondido. Pagar la licencia sin revisar permisos no es adoptar IA: es comprar un buscador para tus propios agujeros de seguridad.

Y esto ya no es teórico. Desde mediados de junio, Microsoft está desplegando Copilot en SharePoint activado por defecto para los usuarios con licencia (es tu empresa quien tiene que desactivarlo si no lo quiere, no al revés). Las novedades van saliendo cada pocas semanas en las notas de versión oficiales de Microsoft 365 Copilot. Si tus bibliotecas de documentos están sobrecompartidas, la ventana para revisarlas es ahora.

Cuarto: forma a tu equipo. La distancia entre el 3% que paga y el resto no la explica el precio. La explica que se activan licencias sin preparar a las personas: el uso se dispara la primera semana y muere al tercer mes. La herramienta no falla. Falla ponerla en manos de gente a la que nadie ha enseñado a sacarle partido.

Mi conclusión

Dos avisos que van más allá de Microsoft:

  1. En la IA corporativa, lo gratuito es una decisión comercial de otro. Y las decisiones comerciales de otro cambian. Si una funcionalidad es crítica para tu operativa, o la pagas y la gobiernas, o asumes que puede desaparecer sin avisarte.
  2. Antes de pagar más IA, exprime la que ya pagas. Cientos de miles de pymes españolas tienen hoy un chat de IA seguro incluido en su suscripción de Microsoft 365 y no lo usan porque nadie sabe que está ahí. Empezar por ahí no cuesta un euro. Sólo cuesta criterio.